Publicado: marzo 25, 2020, 10:52 am
Una de las alternativas para mantenerse en contacto con socios, colaboradores y clientes durante el teletrabajo son las reuniones virtuales. Hoy existe un amplio portafolio de aplicaciones que facilitan este tipo de conferencias, pero no necesariamente son garantía de que la reunión sea productiva.
Según Hernando Baquero, presidente de Advantis, “Para nosotros es muy común trabajar de forma remota, hemos adoptado buenas prácticas y logrado buenos resultados en proyectos regionales y nacionales con esta metodología. Sin embargo, para muchos colaboradores y empresas puede que el entorno, la situación y la distancia provoquen que, inconscientemente, a este tipo de reuniones virtuales no se les dé la misma importancia o atención que a las reuniones presenciales en la oficina.
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Para que este tipo de formatos sean efectivos, es clave hacer una planeación previa y seguir pasos como:
- – Seleccionar a los participantes y asegurar su asistencia con una anticipación de 12 horas.
- – Socializar adecuadamente la agenda de la reunión.
- – Seleccionar la herramienta tecnológica para la reunión (Zoom, Skype, Hangouts u otra).
- – Preparar material de soporte para la reunión y compartirlo previamente o en línea.
- – Recalcar la puntualidad a los asistentes.
Durante el desarrollo de la reunión, se recomienda:
- – Respetar la agenda de la reunión y limitarla al tiempo reservado.
- – Definir moderador para controlar tiempos y lograr la atención de todos.
- – Utilizar vídeo para generar cercanía entre los participantes ya que, si el sonido es malo, se pueden hacer señas, leer los labios o el lenguaje corporal.
- – Acordar decisiones, acciones y conclusiones y realizar un acta o ayuda de memoria.
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