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En la nube: Nómina Pyme de Heinsohn automatiza y centraliza el proceso de nóminas

Publicado: septiembre 12, 2022, 8:47 am

Las pequeñas y medianas empresas en Colombia ya cuentan con una plataforma tecnológica ‘as-a-service’ basada en la nube que automatiza los procesos de nómina y permite el cumplimiento de las normas de la DIAN.

Se trata de Nómina Pyme, una solución creada por Heinsohn que automatiza y centraliza el proceso de nómina de principio a fin. Eso incluye liquidación, gestión de empleados, cesantías, seguridad social, primas y vacaciones.

En Gerente.com hablamos con Ángela María Castillo Romero, gerente de proyecto Nómina Pyme de Heinsohn, quien aseguró que “gracias a esta nueva solución las organizaciones no solo generan y transmiten el documento de nómina electrónica de acuerdo con la reglamentación establecida por la DIAN.

“De hecho, es una plataforma integral que automatiza todo el proceso de nómina de una empresa, incluyendo la administración de colaboradores y su información, la liquidación de contratos, el cálculo de prestaciones sociales y seguridad social; convirtiéndose en la mejor aliada para administrar el proceso de nómina con herramientas que facilitan la gestión”, dijo Castillo.

¿Qué cosas pueden sucederle a una Pyme si no utiliza una plataforma de cálculo de nómina para reportarle a la Dian?

Las empresas que no cuentan con un software de nómina o simplemente el que tienen está obsoleto pueden desencadenar una serie de errores que en algunas ocasiones se puede traducir a multas y/o sanciones. Lo cual es una pérdida de dinero y tiempo para el negocio. El proceso de nómina tiene un ciclo de vida, que inicia en la contratación del colaborador, registro de las novedades, procesos de liquidación y cierres de mes, para una oportuna toma de decisiones. Si lo anterior no se da, se pueden ver afectados tanto el colaborador como la empresa en las siguientes actividades:

  • Envió de documentos de nómina electrónica con errores
  • Declaración de renta incorrecta de los colaboradores
  • Información exógena inexacta que debe reportar la compañía
  • Reportes y pagos de seguridad social
  • Incumplimiento con los requerimientos exigidos por la UGPP

Liquidar en un software de nómina es muy importante pues permite contar con la trazabilidad, en el momento que la empresa se encuentre en procesos de auditorías, bien sea internas o externas, será una herramienta que permitirá facilidad y agilidad a la hora de consultar la información ya procesada.

¿Explique dos ventajas de utilizar software as a service para el cálculo de nómina?

Que nuestra infraestructura esté en la nube facilita la configuración, los procesos de implementación y puesta en marcha de la nómina, permite llevar la información a todas partes. Además de que los responsables del proceso y los colaboradores la consulten en tiempo real. Además, simplifica los procesos de TI y recursos humanos debido a que no deben incurrir en gastos de infraestructura u otra índole, ya que esta es administrada por la empresa de software, en este caso Heinsohn. Los procesos de despliegue de versión, y mantenimientos los realizamos nosotros mismos, a su vez nuestra capacidad de respuesta frente a requerimientos nuevos de ley es óptima.

Facturación y ahora Nómina… ¿Qué desarrollos futuros tiene en mente Heinsohn sobre esta nueva práctica?

Nuestro desarrollo más importante es un software todo en uno, autogestionable,  que conecta a todos con la información de la nómina. Además, nos evitamos procesos tediosos para colaboradores y encargados del recurso humano e infraestructura tecnológica. Por otra parte, estamos trabajando para que los colaboradores puedan realizar la gestión de adelanto de nómina de manera ágil y en el momento que lo necesiten.

En pago de nómina, hay muchos conceptos. Bonificaciones, vacaciones, pagos a terceros, préstamos, neto devengado, etc. ¿Qué conceptos incluye Nómina Pyme de Heinsohn?

Heinsohn Nómina en su proceso de configuración permite asociar a los nodos establecidos en la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 los conceptos base de nómina, y los que cree la empresa de manera particular siempre y cuando estén contemplados dentro de la resolución. Realizamos todo el proceso de acompañamiento asistido al cliente desde la configuración, pruebas de habilitación, capacitación y puesta en marcha, generamos reportes para que el cliente previo a la transmisión pueda revisar la información que va a transmitir y sienta tranquilidad en lo que está reportando a la DIAN.

¿Parece existir confusión acerca de las fechas límites fijadas por la Dian para reportar la nómina electrónica… con esta nueva forma de CALCULAR, hay nuevas fechas? Explique…

Realmente esto depende de la normatividad y lo que dicte la DIAN. Nosotros simplemente nos ajustamos a esa normatividad.

¿Nómina Pymes de Heinsohn tendrá un portal de autoservicio o una app móvil para empleados? Si es así, explique cómo funciona…

Heinsohn Nómina Pymes, es un software que cuenta con la funcionalidad para que el colaborador se autogestione en tiempo real. Contamos con un portal web, el cual permite: Consultar: comprobantes de pago, certificados laborales, certificados de ingresos y retenciones, reportes de retención en la fuente; Solicitar: Vacaciones, reportar incapacidades; Trámites tales como: traslado de EPS, cambio de fondo de pensiones y cesantías, cambio de cuenta bancaria; Actualizar: información personal, familiar. También tenemos una App móvil gratuita, que cuenta con las mismas funcionalidades del portal web, lo cual realmente permite que a un solo clic obtengas todo lo que requieres, ahorrando tiempo, dinero, y generando felicidad en tus colaboradores.


 

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