Publicado: junio 29, 2021, 5:01 pm
Un estudio realizado por la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA, por su sigla en inglés) estima que en los próximos dos años los gastos corporativos de viajes y alojamientos alcanzarán los 1,7 billones de dólares en el mundo. Colombia es uno de los países que más gasta en viajes de negocios y aparece entre los diez primeros en el segmento.
En un momento en el que el cambio ocurre cada vez más rápido, la visibilidad de los costos y el control sobre cómo se gastan los fondos son imperativos para garantizar la agilidad operativa y la continuidad del negocio.
Además, en la nueva normalidad, es esencial que la gestión de estos gastos se realice de la mejor manera posible, ya que la pandemia y las medidas de distanciamiento obligaron a las empresas a incurrir en nuevos gastos para garantizar el teletrabajo exitoso de los empleados.
Pero, ¿cómo se puede realizar una gestión más eficiente de los gastos?
Gastos principales
Los viajes son el segundo mayor gasto controlable, después de los salarios. Por tanto, eliminar el exceso de costos y aumentar el ahorro garantiza que las empresas aprovechen al máximo los presupuestos.
Sin embargo, muchas empresas siguen registrando y detallando sus gastos manualmente. Este proceso es una invitación a cometer errores y, como sabemos, los errores cuestan mucho.
Según un estudio realizado en 2015 por la firma Sistemas de Supervisión, uno de cada 10 viajeros presenta al menos un gasto duplicado incorrecto. Cada error cuesta, en promedio, 50 dólares.
Contar con la ayuda de un sistema de gestión de gastos que complete automáticamente los cargos de proveedores, los cargos de compañías de tarjetas de crédito y los recibos, puede reducir los riesgos relacionados con la contabilización inexacta de los gastos. Este tipo de precisión trae consigo ahorros reales.
Herramienta de gestión de gastos
Un ejemplo de herramienta de gestión de gastos es SAP Concur.
Tiene un rápido retorno, con una reducción de costos de entre el 5% y el 8% tras la adopción de la plataforma. Además, es una herramienta fácil, automática e intuitiva, que permite la integración de plataformas y optimiza el tiempo del equipo.
Más de 900 empresas ya utilizan SAP Concur, entre ellas IBM, Mastercard, Airbus Americas, Roche y Philips.
El objetivo principal de la solución es mejorar la gestión de los gastos de viaje y permitirles ahorrar a las empresas. La herramienta también ayuda a que el proceso sea más rápido y eficiente sin comprometer la parte financiera y contable de la compañía.
La posibilidad de eliminar los errores humanos mediante la digitalización de los procesos es también uno de los puntos fuertes de Concur. Así, ya no es necesario guardar cada factura y enviarla después por correo físico. Todo puede registrarse con una simple foto tomada desde un teléfono móvil. Es importante recordar que estamos hablando de una plataforma global y multidivisa. Es ideal para las empresas que están creciendo y están llegando a otros países, pues está disponible en todas las monedas.
El caso de los fraudes
Alrededor del 5% de los ingresos típicos de una organización se pierde debido al fraude cada año. Además, el 83% de los casos de fraude está asociado a la apropiación indebida de activos, incluida la exageración en los reembolsos. Y no se trata solo de dinero, sino de la marca. Según el Global Fraud Study, el 40,7% de los casos de fraude no se denuncia a las autoridades por miedo a la mala publicidad.
Concur ayuda a garantizar la transparencia a la hora de declarar los gastos. El sistema no permite al empleado redondear una cantidad, por ejemplo. El importe tiene que ser exactamente el mismo que el que aparece en el comprobante de compra.
Si el empleado realiza un registro diferente a los establecidos en las políticas de la empresa, la herramienta genera una alerta que muestra que lo que está haciendo no es correcto. Además, también hay una integración con las aplicaciones de transporte. Por ejemplo, el empleado hace un viaje a la oficina de un cliente y el recibo es de $15.000. Sin embargo, intenta contabilizar $20.000. Esto no es posible, porque el recibo de la aplicación va directamente a la herramienta. Tampoco se puede publicar un viaje que no se ha realizado.
Además, la legislación fiscal mundial y las normas de cumplimiento cambian rápidamente, por lo que las soluciones basadas en la nube permiten mantener siempre ese cumplimiento. De esta forma, se descartan los fraudes y los errores.
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