Publicado: abril 24, 2018, 4:00 am
Hace varios años se viene hablando del Intercambio Electrónico de Datos, las ventajas y facilidades que obtienen las empresas cuando lo implementan. Algunas compañías conocen de sus bondades, y otro gran número siguen realizando sus procesos de documentación de forma manual. No se ha terminado de conocer del todo e implementar esta tecnología, cuando ya nos están hablando de la Factura Electrónica y sus beneficios. ¿Sabemos qué es el EDI y la Facturación Electrónica, se complementan?
Primero sus definiciones, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) se refiere en general a cualquier tipo de documento (sea comercial, financiero, logístico, administrativo, etc.) que se transmite entre un emisor y un receptor de forma electrónica y automática entre aplicaciones, y donde la información contenida está dispuesta de acuerdo con estándares acordados entre emisor y receptor, para que de esta manera los documentos sean procesados por sus aplicativos internos e integrados de forma automática, sin intervención humana.
La Factura Electrónica es específicamente el documento financiero, aunque pueda ser transmitido de forma electrónica, tiene además un conjunto de reglas legislativas, procesuales, de seguridad y archivo que obliga a un tratamiento diferenciado.
Ahora bien, estos dos procesos pueden y deberán estar asociados. En un flujo típico de intercambio electrónico de datos, por ejemplo, en el sector de retail, una empresa compradora puede enviar pedidos de compra a su proveedor, recibir avisos de despacho, enviar nota de recepción, y finalmente recibir la factura en su sistema, realizando la validación del contenido, de acuerdo con el pedido y la recepción.
Es decir, al tener un proceso completo de documentos cambiados por EDI, la validación de la factura es realizada con mucha más calidad (menos errores) y no menos importante, mucho más rápida.
Estos dos procesos se complementan directamente. Aun, cuando no se tenía la obligación legal de facturar electrónicamente, algunas empresas ya se enviaban facturas por intercambio electrónico de datos, pues se optimizaba el tratamiento de la información, en rapidez y disminución de errores. Pero, al no existir una normativa y exigencia legal, el proceso de envío en papel subsistía en paralelo. Es el encuadramiento legal, en términos de seguridad, archivo, reglas de flujo y aceptación que diferencian una factura (EDI) de una factura electrónica legal.
Aunque los dos procesos tienen como objetivo un incremento de eficiencia y ahorro, lo cierto es que la factura electrónica aporta un especial beneficio muy evidente no solo para los aliados de negocio, sino también para el gobierno. Por ese motivo se evidencia una prioridad en la implementación de la facturación electrónica no solo por cumplir con la ley, sino por todos los beneficios y ventajas que tiene.
Para obtener el máximo de eficiencia de la organización, aunque pueden ser independientes estos dos procesos, las empresas deben mirar como una gran oportunidad la implementación de ambos, lo importante es contar con un buen aliado que brinde la asesoría integral de los dos servicios.
Por: José Falcato, Country Manager de Saphety Colombia
