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¿Debe el empleador conservar la información de sus trabajadores en el tiempo?

La Corte señaló que se busca que el trabajador pueda reclamar los derechos que tiene, pero, además, que cuente con la garantía de efectivamente proteger cualquier derecho fundamental que esté en su cabeza. El empleador debe garantizar su conservación de manera íntegra e indefinida en el tiempo.

Publicado: noviembre 15, 2022, 4:54 pm

Esta puede ser una pregunta que muchas empresas y empleadores se hacen en el momento en que termina un contrato laboral con algún trabajador o con el paso de los años cuando se revisan carpetas para depurar documentación archivada. Puede ser también una inquietud de los trabajadores debido al alcance que tiene la Política de Protección de Datos Personales o Ley 1581 de 2012 en el país.

Para entender esto, es clave recurrir a un caso que se dio el pasado 23 de febrero del presente año, en el cual la Corte Suprema de Justicia en el trámite de un recurso de casación laboral (auto AL 1198 de 2022) ordenó pruebas de oficio solicitando a la empresa empleadora información laboral de todos sus trabajadores desde marzo de 2005 hasta la fecha. En su respuesta la compañía informó que contaba únicamente con un archivo que data del 2011 al 2021, por lo que lo correspondiente a años anteriores no estaba disponible debido a un cambio en los sistemas de información de nómina.

Por esta razón, la Corte determinó que los empleadores no sólo sí tienen la obligación de conservar la información de sus trabajadores activos e inactivos, sino que, además, remitiéndose a pronunciamientos de la Corte Constitucional, esta obligación es indefinida en el tiempo y debe asegurarse que la misma sea veraz, clara, cierta y precisa.

Se resalta que, en relación con la finalidad de esta obligación, la Corte señaló que se busca que el trabajador pueda reclamar los derechos que tiene, pero, además, que cuente con la garantía de efectivamente proteger cualquier derecho fundamental que esté en su cabeza.

Así mismo, cabe destacar que para este caso puntual la Corte le solicita al empleador que agote todos los esfuerzos necesarios para obtener la información sobre sus trabajadores, e incluso, en caso de no tenerla, tiene la obligación de reconstruirla. Para ello, señala que los métodos de gestión humana tradicionales y las nuevas tecnologías permiten al empleador tener acceso a la información con base en soportes de cotización a seguridad social, desprendibles de nómina, certificados laborales, entre otros. Es más, el empleador puede acudir a terceros, como lo son las organizaciones sindicales, para reconstruir la información de sus trabajadores.

Por lo tanto, como pasa en el caso que motivó este pronunciamiento, para la Corte el empleador no podrá excusarse en la migración de plataformas, inconsistencias en el archivo o demás supuestos, para no preservar la información de sus trabajadores, pues como se mencionó el empleador debe garantizar su conservación de manera íntegra e indefinida en el tiempo y, en caso de no ser así, deberá proceder con su reconstrucción como respaldo de los derechos fundamentales de los trabajadores y con ello garantizar la posibilidad de reclamar aquello a lo que crea tener derecho.

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