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¿Quiénes son los obligados a implementar la nómina electrónica?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) extendió el plazo máximo para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, entre agosto y diciembre de 2021.

De acuerdo con la Resolución 000013 de la DIAN, están obligados a hacer uso de la nómina electrónica todos aquellos contribuyentes y empresas que estén sujetos al pago de Impuesto sobre la renta y el IVA, que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

Lisandro Junco Riveira, director General de la entidad, explicó que el próximo 1º de agosto estará disponible el sistema de facturación electrónica para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega y registro, según corresponda.

Así mismo, se ajustó la fecha para que a partir del 1º de agosto sea adoptado por los sujetos obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el anexo técnico para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta a la DIAN.

Igualmente, se extiende la fecha máxima para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, entre agosto y diciembre de 2021.

Respecto del calendario de implementación permanente, se indica que los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica, derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta, sin sujeción a la entrada en vigencia de la resolución.

Junco destacó los beneficios que trae la nómina electrónica al ser fuente de la data de los descuentos por retenciones en la fuente a empleados, lo que combatirá la evasión por dicho concepto; permite seguir desmaterializando comprobantes fiscales para prestar mejores servicios a los contribuyentes como declaraciones sugeridas y devoluciones de impuestos, al igual que hacer eficiente el control fiscal; ser el soporte de costos y deducciones para la declaración de renta, en el futuro próximo, convertirse en un componente importante del libro de compra y ventas, otro instrumento de control que ha permitido en otros países el aumento del recaudo tributario.

ABC de la nómina electrónica

¿Por qué la DIAN decidió establecer un proyecto de nómina electrónica? ¿Cuál es el objetivo?

La DIAN es una de las principales promotoras de la transformación digital y continuando el esquema UBL (Universal Business Language), comenzó a llevar a librerías estándar documentos empresariales como facturas u órdenes de venta, en formato XML. Todo inicio con la facturación electrónica y la evolución ya está en temas de nómina y la idea es que en un futuro cercano se trabaje con más documentos electrónicos. En el caso de la nómina, el objetivo principal es recopilar la información de cualquier contribuyente sin necesidad de depender de las empresas, lo que resulta en una mayor eficiencia en control y fiscalización, además de ser un documento estratégico para la administración tributaria.

¿Es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de nómina?¿Es permitido enviar un consolidado de nómina a la DIAN?

No es lo mismo, por eso es importante aprender a diferenciar entre liquidar la nómina con herramientas digitales y el hecho de presentarla a la DIAN. Por su parte, la digitalización de la nómina hace referencia a entregar el proceso de liquidación de nómina a un software, el cual permite realizar el proceso de forma rápida y sencilla. La nómina electrónica por su parte, es la transmisión a la DIAN de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de tus colaboradores.

¿Porqué es importante un software de nómina, antes de implantar la nómina electrónica y cuáles son las ventajas de la implementación de este?

Adquirir un software de nómina en una compañía, permite tener exactitud y en términos de liquidación de nómina, ahorrar recurso humano, tiempo y fomentar la productividad a gran escala. Para Camilo Mejía Country Manager de Buk Colombia, “un software de nómina simplifica la gestión al automatizar y optimizar los procesos, además del fácil acceso y mantener actualizadas a las empresas con los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuestión fiscal de pagos de nómina y conjuntamente evita que las compañías pierdan dinero, debido a sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas, con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas.” Facilitar la vida de las personas, teniendo en cuenta que: errores tan simples como la digitación, juegan malas pasadas y un cero demás o un dígito errado de un número de cédula, el más en lugar del menos, las distracciones humanas, equivocaciones en fechas de pago, consignaciones en cuentas erradas, olvido de pagos de viáticos o auxilios, entre otras cuestiones que limitan la efectividad de la liquidación de la nómina.

Un programa de nómina es la solución para evitar errores, trabajos repetitivos y un paso más para que Colombia avance en transformación digital y las entidades del país se posicionen a nivel regional y adopten herramientas sustentables que permitan que los negocios sea más rentables, productivos y competitivos frente a los pares en la región.

¿Quiénes son los agentes que participan en la generación de nómina electrónica y cuáles son sus responsabilidades?

Los principales agentes que participan son: El Software de nómina, el cual realiza la liquidación de la nómina, localiza y extrae por cada colaborador, todos los datos que se necesitan para la nómina electrónica y finalmente, consolida la información y la transmite a un proveedor tecnológico de documentos electrónicos. Un Proveedor Tecnológico de documentos electrónicos, el cual recibe la información al software de nómina y la valida, transforma la información en un documento estándar en formato XML, genera el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica), también certifica el documento XML para guardar su autenticidad, además, transmite el documento XML a la DIAN. El tercer y ultimo agente es la DIAN, quien recibe el documento XML al proveedor tecnológico y Valida el documento y garantizando que cada uno de los desprendibles de nómina recibidos ha sido autorizado.

Finalmente, el proveedor tecnológico recibe el documento autorizado por la DIAN y genera la conservación del mismo; luego expone los desprendibles electrónicos a los colaboradores, bien sea para ser descargados a través de portales o módulos de autoservicio de los softwares, o por correo electrónico.

¿Se debe enviar el desprendible digital a los colaboradores por e-mail y quéinformación debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica?

Efectivamente el e-mail es una de las vías por donde se puede hacer llegar el desprendible electrónico, pero no es la única; el desprendible puede ser consultado y descargado a través del portal web del proveedor tecnológico de nómina electrónica. Y, por otro lado, si la compañía cuenta con un portal donde los colaboradores habitualmente descargan información, comprobantes, etc. También se puede exponer el desprendible electrónico por ese medio.

Entre la información que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica encontramos:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
    2. Nombres y apellidos, o razón social y NIT del empleador
    3. Nombres y apellidos y número de identificación del colaborador o beneficiario del pago.
    4. Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
    6. Valor devengado de nómina del colaborador
    7. Valor deducciones nómina del colaborador
    8. El valor total diferencia entre devengos y deducciones
    10. El medio de pago
    11. Fecha y hora de generación.
    12. Información del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviese.

6. ¿Debo ajustar procesos internos de mi empresa para cumplir con la nómina electrónica?

Es necesario ajustar algunos procesos en tu empresa, pero la idea es que con el apoyo y acompañamiento de un proveedor tecnológico de nómina electrónica se pueda  llevar la transición de forma eficiente; por otro lado, si no se cuenta con un software de nómina se recomienda implementarlo,  porque si no es estrictamente necesario para presentar la nómina electrónica a la DIAN,  facilita en un 90%  la primera parte del proceso, en la cual como empresa se debe mapear y extraer todos los datos necesarios de los colaboradores para cumplir con los requerimientos. Con un software se resguardan los datos organizados, se ahorra tiempo y se evitan errores en la información. Adicional, éstos están integrados con los proveedores tecnológicos, por lo tanto, se puede llevar todo el proceso de nómina electrónica desde un mismo lugar.

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