Publicado: julio 13, 2021, 11:00 am
Por Carlos Dumois **
La tendencia al trabajo remoto viene in crecendo desde hace ya varios años. Durante la pandemia un porcentaje inmenso de la fuerza laboral aprendió a trabajar desde casa. Recientemente, al vislumbrar el regreso a la calle con la ayuda de las vacunas, muchos han pensado que pronto volveremos al trabajo de oficina como lo conocíamos antes.
Pero los hechos muestran otra cosa. Parece que el trabajo remoto ha venido para quedarse y que una proporción grande de trabajadores de cuello blanco nunca realizará sus responsabilidades como solía hacerlo. Al menos nos tocará ir descubriendo la combinación híbrida adecuada que nos funcione bien en nuestras empresas.
La actividad remota por excelencia es la reunión virtual. Desde las juntas de Consejo hasta las sesiones semanales del Comité Gerencial, a través de la pantalla hoy realizamos la mayoría de nuestras reuniones de trabajo.
Todavía escuchamos lamentos y quejas por lo tedioso y cansado que es trabajar de sol a sol pegado a la computadora o la tablet. Lo práctico será aprender a manejar reuniones virtuales cada vez con mayor maestría.
Conviene primero volver a revisar las plataformas disponibles. Las tres más populares hoy son Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Además de ellas existen hoy docenas de alternativas más, que puede valer la pena conocer. La mayoría de nosotros nos hemos acostumbrado a una o dos de estas y ya nos cuesta trabajo adaptarnos a cualquier otra.
Las necesidades que ahora todos hemos de cubrir tienen que ver con las mejores herramientas a nuestro alcance (videoconferencias, manejo de archivos, video, mensajería, etc). También habrá que trabajar seriamente en temas de ciberseguridad para proteger nuestra información e infraestructura tecnológica.
También ha surgido la necesidad de establecer normas claras que precisen cómo nos reunimos, cómo nos comportamos, de qué manera nos comunicamos y compartimos. Igualmente, nos hace falta trabajar en nuestra cultura, definiendo en qué forma nos mantenemos conectados e informados como equipo.
Estas necesidades se satisfarán si asumimos todos la responsabilidad de crear un ambiente de seguridad psicológica en el que los colaboradores tengan plena libertad para manifestarse y comunicarse, facilitándoles el adecuar su propio estilo de trabajo y descubrir sus caminos de adaptación a las nuevas tecnologías.
Cada líder de nuestra organización tiene que convertirse en un maestro de manejo de reuniones virtuales, aprendiendo las habilidades para jugar el rol de dueño de una junta remota cuando le toque hacerlo. Los criterios para facilitarlas se derivan del manejo tradicional de juntas presenciales añadiendo los factores que la virtualidad impone.
Fijación de objetivos. Cada reunión tiene su propósito y este ha de quedar bien claro para todos los participantes. Es compromiso de todos aportar lo que a cada uno corresponda para asegurar que esos objetivos se cumplan.
Agenda clara. Los temas que se van a tratar deben quedar bien acotados desde el principio de la reunión, o desde antes, y es tarea de todos procurar mantenerse dentro de esa línea.
Preparación de la presentación. Parte de la información que se comparta puede enviarse con anterioridad para ser analizada. Otra parte también puede presentarse durante la reunión. En ambas opciones esta debe ser de calidad, bien escogida y sustentada, y presentada de la mejor forma.
Manejo de la cámara. Aunque hay quien plantea que no debemos forzar a prender la cámara, para no violar la intimidad de cada persona, en general vale la pena fomentar el uso de la cámara y procurar la atención todo el tiempo. La tentación de hacer varias cosas a la vez hay que combatirla explícitamente.
Trato personal. Ya sabemos que los equipos funcionan óptimamente cuando sus integrantes se conocen bien entre si. Vale la pena tomar medidas para que esto ocurra cada vez más a fondo y para dirigirnos por su nombre a cada miembro del equipo.
Minuta de acuerdos. Es vital que antes de finalizar la reunión se compartan los acuerdos que se han tomado y que se envíe copia de los mismos a todos los asistentes.
Nada lograremos tratando de detener una tendencia tan fuerte. Mejor aprendamos a desempeñarnos con excelencia en el manejo de nuestras reuniones virtuales.
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Carlos A. Dumois es Presidente y Socio Fundador de CEDEM.
* “Dueñez®” es una marca registrada por Carlos A. Dumois.
