Publicado: diciembre 14, 2020, 2:00 pm
Por: Cesar Ayala
Mantener a flote y controladas las finanzas es un reto, especialmente en tiempos de incertidumbre y crisis cuando las condiciones y medidas de distanciamiento obligaron a las empresas a incurrir en nuevos gastos para garantizar el teletrabajo exitoso de los empleados.
Una de las principales razones por las que el control no resulta eficiente, es porque algunas empresas aún no han automatizado sus procesos y continúan haciendo el registro de recibos de forma manual, arriesgándose a que el margen de error sea mucho más alto y se presenten pérdidas en las facturas e inconsistencias a la hora de hacer el reporte de gastos por cada empleado. Un informe de SAP Concur así lo confirma, al revelar que el 81% de los líderes financieros admiten la existencia de puntos ciegos cuando se trata de viajes, gastos y facturas, que pueden llegar a representar hasta el 10% del presupuesto de una compañía típica.
Además, solo el 9% de las compañías tiene acceso a los datos en tiempo real para el análisis y el control de los gastos. Ante este tipo de fallas y falta de recolección de datos precisos, lo ideal es implementar soluciones tecnológicas que permitan tener precisión en los datos y faciliten la gestión interna, la aprobación de facturas y el pago de viáticos o viajes.
En un entorno en el que el cambio se ha acelerado, la visibilidad de los costos y el control sobre los fondos son imperativos para garantizar la agilidad operativa y la continuidad del negocio.
Siga estos siete pasos para lograr que esto suceda:
1- Aumente el control de gastos y el cumplimiento con un solo proceso integrado de gestión: Una sola solución para toda la compañía cierra los silos de datos y las brechas del flujo de trabajo que permiten que los costos, errores y cumplimiento se descontrolen. Mediante la automatización de procesos como la captura de recibos, el seguimiento de kilometraje, la creación de reportes de gastos y los flujos de trabajo de aprobación, se pueden reducir las tareas que consumen tiempo y la introducción de datos.
2- Controle el gasto proactivamente: Aplicar controles de gastos al mismo tiempo que se hace un seguimiento de los mismos y se reservan los viajes, permite controlar el gasto antes de que se pague e, incluso, antes de que ocurra.
3- Haga que la reserva de viajes, la generación de reportes de gastos y las aprobaciones sean fáciles: El seguimiento de gastos no tiene por qué implicar recibos, recordatorios y más recordatorios. Las tecnologías inteligentes y fáciles de usar pueden eliminar el dolor del proceso. Por ejemplo, proporcione a los empleados una aplicación móvil para que puedan tomar fotos de recibos y que los mismos fluyan automáticamente en reportes de gastos, o utilice una aplicación habilitada con GPS para hacer un seguimiento del kilometraje y ahorrarles tiempo y esfuerzo.
4- Descubra el gasto oculto y las oportunidades de ahorrar costos: Una vez que se integran los datos de los gastos en toda la organización, es más fácil de detectar el gasto oculto. Cuando puede hacer un seguimiento de los proveedores y la cantidad de dinero que su organización gasta en ellos, tal vez sea posible negociar mejores tarifas de hoteles y pasajes.
5- Automatice las auditorías de transacciones de los empleados: Mediante la automatización de las tareas de viajes y gastos necesarias, usted podrá eliminar trabajos manuales difíciles de detectar y realizar, así como validar los datos de gastos y recibos antes de su reembolso.
6- Personalice reportes: Los reportes y los tableros deben adaptarse a su negocio único, no a la inversa. Si los retos empresariales específicos requieren una toma de decisiones estratégica, el proveedor de soluciones de viajes y gastos debe ser capaz de ayudar mediante reportes personalizados que ayuden a su organización a responder a un cambio sin precedentes.
7- Experiencia de auditoría externa: Entienda que usted no puede hacerlo todo y que, si utiliza auditores internos, asume el riesgo de obtener una revisión no objetiva de los reportes de gastos. Trabaje con un proveedor de soluciones que ofrezca soporte objetivo multilingüe, verificación del valor fiscal de partidas y artículos y una rápida entrega de revisiones de reportes para encontrar nuevas áreas de mejora.
Cuando su empresa obtiene el control de todos los viajes y gastos con procesos financieros inteligentes, puede tomar decisiones más acertadas y rápidas basadas en datos más precisos y oportunos.
Chief Operating Officer SAP Región Norte de América Latina y el Caribe.
