Publicado: mayo 6, 2022, 1:05 pm
Por: José Manuel Jiménez**
Los contratos son un activo extremadamente valioso para cualquier organización. Forman parte de su base, ya que son necesarios para minimizar riesgos, evitar conflictos y asegurar que se cumpla la legislación vigente. Los contratos son fundamentales para la construcción de relaciones en una empresa, ya que permiten que las actividades comerciales sean vinculantes y jurídicamente exigibles al funcionar como constancia de los acuerdos.
Pese a esto, históricamente los contratos no han recibido la suficiente atención que ameritan. Son documentos “invisibles”, almacenados desorganizadamente en largas cadenas de correos electrónicos o archivados en obsoletos medios físicos y mal gestionados. Debido a una percepción errada de su propósito, los contratos desaparecen en el día a día de una organización y son considerados males necesarios que son solo útiles en caso de disputas legales.
La gestión del ciclo de vida de los contratos es aquel proceso que determina todas las etapas por las que atraviesa un contrato, desde que se solicita, hasta que se termina o renueva. Muchas organizaciones no comprenden la importancia de definir apropiadamente este proceso para poder gestionar sus contratos con eficiencia. La pérdida o dispersión de contratos, así como los errores y fallos, se deben, muchas veces, al poco conocimiento sobre sus etapas, su relevancia y comunicación en cada uno de los momentos.
Pero la transformación digital ha acelerado la importancia de digitalizar y gestionar los contratos, considerándolos uno de los activos más importantes de las organizaciones, haciéndolos visibles y tomando conciencia del valor que generan a todos los procesos.
En efecto, según la organización World Commerce & Contracting (WorldCC), la adopción de un software de gestión de contratos es el principal objetivo de la comunidad de gestión comercial y de contratos. Los estudios sugieren que el 90% de las empresas multinacionales estarán utilizando un software de gestión de contratos para 2023 (Gartner).
Esto se debe al hecho de que las aplicaciones de software para gestión de contratos o CLM (del inglés Contract Lifecycle Management) han alcanzado un alto grado de madurez respecto a su funcionalidad. Actualmente, las ventajas de implementar una herramienta de gestión de contratos son evidentes.
Un CLM software permite gestionar, de forma dinámica y sistemática, todo el ciclo de vida de un contrato. No solo digitaliza contratos, sino que toma por completo todo el proceso de creación y gestión de ellos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de una organización Todo el proceso de generación de contratos, redacción, negociación, aprobaciones, firma y seguimiento de obligaciones se transforma digitalmente, alojado en una plataforma en la nube, permitiendo una interacción importante entre múltiples áreas de una compañía.
Beneficios de un software CLM
- Automatización y ahorro de tiempo
Reduce los tiempos de trabajo de los empleados gracias a sus herramientas de automatización. Lo que antes tardaba días o semanas ahora son horas o minutos.
- Centralización y trazabilidad
Permite tener todos los contratos centralizados y siempre disponibles, donde cada área de una compañía tiene acceso a los repositorios de sus contratos. Se visibiliza cada fase y proceso con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a cualquier etapa del proceso contractual y a todo el contenido al interior del contrato.
- Riesgo y compliance
Identifica y prevé los riesgos asociados al cumplimiento de los contratos y también asegura el contenido correcto en la creación de cada contrato.
- Eficiencia Operacional
Permite tomar decisiones acertadas y basadas en la información de los contratos. Genera alertas sobre fechas, hitos, renegociaciones, etc., presentes en los contratos.
- Optimización y Rendimiento
Aprovecha y estructura los datos de los contratos para optimizar la gestión de los mismos. Facilita hacer un seguimiento de los resultados y la gestión de las partes involucradas. El factor rendimiento en el ciclo de vida de los contratos es crucial para una organización, ya que la demora o ralentización del proceso puede significar una disminución importante en la productividad en general.
- Integración con sistemas
Profesionaliza la infraestructura. Un sistema de gestión de contratos eficiente moderniza las negociaciones con los socios, las contrataciones de nuevos talentos y el cierre de acuerdos de ventas.
Una correcta administración del ciclo de vida de los contratos puede llevar a una organización al siguiente nivel. Sobre todo en contextos como el actual, donde se debe procurar una digitalización óptima de cada proceso de una empresa. Invertir en nueva tecnología para apoyar una transformación digital acelerada debería ser lo primero en la lista de tareas de todo profesional de la gestión de contratos con visión de futuro para 2022.
A medida que las organizaciones escalan, el número de partes interesadas y la complejidad del proceso contractual aumentan drásticamente. Estar al tanto de las últimas tendencias en la gestión de contratos ayuda a desarrollar una estrategia de gestión de documentos que promueva prácticas empresariales más eficientes, seguras y centradas en el cliente en los próximos años.
**CEO y Fundador de Webdox CLM
