Publicado: junio 22, 2017, 8:58 am
Por: Jonathan Serrano Lombana
El correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación más utilizada en internet. Cada segundo, en el mundo, se envían 2,5 Millones de e-mails de los cuales 67% son spam, según el portal Internet Live Stats.
Es normal equivocarse al escribir o enviar un mensaje y más, si lo hacemos desde el smartphone.
A continuación encontrará los 10 errores más frecuentes a la hora de enviar un e-mail. Esta lista fue elaborada por MI.COM.CO, la primera empresa colombiana en desarrollar una plataforma de e-mail corporativo.
- Enviar al destinatario incorrecto
A veces se comete el error de enviar un correo a una persona equivocada. Esto suele ocurrir debido a varios factores como el afán o las múltiples tareas que se realizan a diario. Una sugerencia para evitar esta práctica errónea es escribir el destinatario después de tener el mensaje listo, no antes.
- Olvidar el archivo adjunto
El mensaje es perfecto, la redacción bien cuidada, la ortografía, el destinatario y todo parece bien. Enviamos el contenido con tranquilidad. Pero ¡sorpresa! Ahora debemos escribir algo como: “disculpe, olvidé adjuntar el archivo”. Para este caso se recomienda adjuntar los archivos antes de redactar el mensaje.
- Enviar sin asunto
Muchos de los correos no son leídos porque la línea del asunto no dice nada. Un correo sin asunto es como un libro sin portada. Así mismo, es importante evitar palabras como “¡urgente!” o “¡leer ya!”. Recuerde: el asunto es el título del mensaje, así que con un título adecuado, seguramente el destinatario leerá el mensaje de inmediato.
- Errores de ortografía
Suele suceder que, al dar clic en el botón “enviar” sin antes releer, se cometan errores. Hay que ser cuidadosos con la forma en que se escribe. Un punto, una coma o un error de ortografía puede generar errores de interpretación e incluso malos entendidos. La manera de escribir le puede generar buena o mala impresión al remitente. Cuide su ortografía y gramática, pues estas ayudan a mejorar la calidad de la comunicación.
Recomendación: utilice el diccionario o pregúntele a sus compañeros sobre sus dudas ortográficas, este proceso puede ser un gran aprendizaje para todos.
- No guardar en borradores
Imagine que redacta un e mail, pero no lo termina, por si fuera poco lleva un par de horas organizando las ideas. Si el trabajo realizado se borra, no es culpa del servidor, ni del correo. Para evitar perder el trabajo que se ha realizado, guarde sus correos en la carpeta “borradores”, si no los ha enviado.
- Correos irrelevantes
Evite enviar contenidos sin importancia o que no le aporten nada a quien lo recibe. Recuerde que enviar o leer un correo implica dedicar cierta cantidad de tiempo, que puede convertirse en tiempo perdido. Igualmente absténgase de respuestas innecesarias, como: “ok”, “gracias”, “leído”, “recibido”, a menos que sea necesario. Hay mensajes que se pueden transmitir en persona o a través de otro medio, para no saturar el correo de quien lee el mensaje.
- Hablar de varios temas en un solo coreo
Es mejor escribir cada correo con un tema diferente. Esta práctica ayuda a organizar mejor la comunicación tanto al remitente como al destinatario. A su vez, esto ayuda a ahorrar tiempo y a mejorar la efectividad para encontrar el contenido en caso de que se requiera una búsqueda futura en el e-mail.
- Correos sin firmar
Aunque parezca algo simple o sencillo de realizar, muchas de las personas y empleados de distintas empresas olvidan u omiten la firma al finalizar su escrito. Este error puede dejar un sin sabor al momento de cerrar un negocio o conseguir un nuevo proveedor, quien busca más detalles del contacto al pie del correo.
- No responder a todos los interesados
En algunas ocasiones, es necesario copiar el mensaje a varios destinatarios. Pero se puede cometer el error de responder únicamente a quien envió el mensaje, dejando fuera de la conversación a los demás participantes que deben estar al tanto del tema. Así mismo, es una buena práctica saludar a todos al principio del correo, para que nadie se sienta excluido.
Recuerde copiar solo a las personas que tienen relación con el asunto. De lo contrario, puede generar molestias y muchas respuestas innecesarias de vuelta.
- No saber usar el CC y CCO
Recuerde que la abreviatura CC, significa “Con copia” y CCO es “Con Copia Oculta”. Las direcciones de correo puestas en el campo CC, las podrán ver los destinatarios. Por el contrario, las que se colocan en CCO, ningún receptor las podrá ver, o sea, nadie sabrá que el correo se está enviando a otras personas también. El principal error es agregar en CC lo que debería estar en CCO.
Ahora que conoce estos 10 errores, evítelos en la mayor medida posible, esto permitirá que su comunicación sea mejor, tanto a nivel personal como empresarial.
En la actualidad, el correo electrónico es la herramienta más utilizada en las empresas colombianas. Según los números recientes del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE): un promedio del 99,8% de las empresas, usan internet para enviar o recibir correos electrónicos.
