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Consejos para reuniones de alto impacto en entornos virtuales

Poco o nada se conoce hasta ahora de la efectividad de las reuniones de Juntas Directivas en modalidad virtual. Si a veces las presenciales resultan decepcionantes, esto tiende a acentuarse cuando se desarrolla en un entorno virtual.

Por: Raúl Serebrenik G. y Perla Sultán de Serebrenik

Según datos de ABA (Advisory Board Architects), empresa especializada en diseñar, estructurar y gestionar Juntas Directivas o Directorios de alto impacto, las reuniones virtuales suelen ser menos efectivas y registran una caída promedio del 38% en la generación de impacto estratégico.

Dada la situación de distanciamiento social en la que nos encontramos, y que pueda mantenerse hasta que se descubra o se desarrolle una cura permanente, los Consejos o Juntas Directivas de muchas organizaciones tendrán que celebrar sus reuniones de forma virtual.

Por ello, a continuación aportamos algunas ideas y tácticas que facilitarán mantener tanto el compromiso de los consejeros o directivos, como el rendimiento del Consejo o de la Junta Directiva en este momento tan crucial para las organizaciones.

Al principio, al enfrentarse a entornos tecnológicos nuevos, se hace habitual experimentar algunos retrasos en el inicio de una reunión, a causa de la dificultad de acceso o la falta de práctica en una plataforma tecnológica compleja o por una conectividad deficiente. Esta problemática se acentúa cuando alguno de los participantes está en un país o en una ciudad o región donde la plataforma es de difícil acceso.

La preparación de la agenda es siempre fundamental para involucrar a los consejeros o directores en mantener una discusión ágil y fluida, más aún en una reunión virtual. En este momento, la gobernanza ortodoxa no será quien ayude al CEO y al equipo directivo a salir de una situación cambiante. Hay que ser flexible y colaborativo. Es necesario centrarse en pensar qué información necesita el Consejo o la Junta Directiva para ayudar al Equipo Directivo.

Estas son algunas recomendaciones para mantener una reunión virtual de Alto Impacto:

● Limitar la duración de la reunión a máximo 2-3 horas. Una reunión más larga se hará difícil, mantener la atención de los consejeros. La reunión debe centrarse en aportar ideas y acordar acciones, no en el reporting.
● Eliminar, en la medida de lo posible, las diapositivas y las presentaciones ejecutivas. En un entorno virtual donde se proyectar este tipo de diapositivas facilitaría que los participantes estén en modo de escucha pasiva, revisando su correo, respondiendo mensajes, etc.
● Evitar el reporting innecesario. En este momento no se trata de hablar de lo mal que van las cosas sino de definir cómo vamos a enfocar los puntos críticos.
● Limitar los temas a tratar. La agenda no debería contemplar más de dos puntos fundamentales más un tercero sobre gobernanza en caso de que sea necesario.
● Cómo se puede ayudar. Preparar los documentos de lectura previamente de modo que aporten el máximo de antecedentes a las cuestiones que los consejeros deberán responder: ¿Cuál es el problema? ¿Por qué queremos hablar de esto? ¿Qué se ha hecho ya al respecto? ¿Qué asumimos que va a pasar? y muy especialmente ¿Cuáles son las inquietudes del equipo directivo sobre las que la opinión de los consejeros es de más valor?

A manera de anécdota, no hace mucho participamos en una reunión en la que se dio esta situación con el consecuente retraso y nerviosismo. Estas dificultades de conexión pueden hacer que acabemos teniendo una llamada telefónica en lugar de una video-reunión, lo que debemos evitar a toda costa, dado a que las llamadas tienden a ser mucho menos eficientes y aumentan el impacto en la pérdida de tiempo, entusiasmo y confianza por el proceso.

Por ello, inicie la reunión estableciendo reglas claras tales como:

● Mantener apagado el micrófono de los participantes cuando no estén hablando. Puede que tenga que recordárselo hasta que se convierta en un hábito.
● Mantener la cámara de todos los participantes activa.
● Pedir a los participantes que envíen un mensaje a través del chat de la plataforma para pedir el turno de palabra.
● Pedir a los participantes que se ubiquen en habitaciones con poco ruido.
● Pida a los participantes que se conecten con una antelación de 5 minutos sobre la hora de inicio de la reunión.
● Limitar la participación de los consejeros más dominantes o locuaces. Demasiada conversación o repetición nunca ayuda a mantener la atención.
● Solicitar una frase de cierre de cada uno de los participantes una vez finalizada la reunión.

El confinamiento ha acelerado varios procesos, uno de ellos la digitalización de nuestras vidas y de continuar el distanciamiento social por un período prolongado, estaremos vaticinando el perfeccionamiento de la tecnología 7D que se utilizaría para reuniones de todo tipo y en especial de Comités o Juntas Directivas.  Ver: https://www.youtube.com/watch?v=M89qpn3a4

*  Familias Empresarias, continuidad y legado (serebrenik@fecig.com)

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