Publicado: enero 4, 2026, 4:41 am
Plataformas digitales, aplicaciones móviles, softwares multidispositivo y sistemas de control automatizado prometen objetividad, trazabilidad y seguridad jurídica ante el reto de la digitalización del registro horario digital de las jornadas de trabajo. En principio, estaba previsto que el reglamento que regulara esta nueva obligación para las empresas entrara en vigor en los primeros meses de 2026, pero como revelaba recientemente este periódico , el proceso está estancado por los recelos del ala socialista ante una propuesta de la vicepresidenta Yolanda Díaz que obligaría a las empresas a incluir hora y minuto del inicio y fin del tiempo de trabajo. Un cambio mayúsculo que las empresas ven como un escollo de alto coste y un nuevo lastre para la competitividad. Y en el que los expertos también anticipan un complejo despliegue, especialmente en materia de seguridad de los datos. Mientras se resuelve o no el nuevo marasmo en el seno del Gobierno, la tecnología trata de dar soluciones a un control eficaz del horario . Enfrentarse a un escenario como el que plantea el Real Decreto-ley 8/2019 implica disponer de un sistema accesible y bien estructurado que se integre, de forma natural, en el flujo de trabajo diario. Desde Woffu, su managing director, Elisabeth Marín, explica que un registro horario digital bien diseñado «reduce el margen de interpretación» y conecta directamente la jornada real con la nómina, especialmente en el cómputo de horas extraordinarias, complementarias o descansos no disfrutados. «Al reflejar la jornada por hora y minuto, la automatización aporta coherencia interna y seguridad jurídica: lo que se registra es lo que se retribuye», asegura. Algo en lo que también coincide Verónica Arteaga, People and Culture Director en Softtek EMEA, es en que esta digitalización se traduce en una mayor claridad respecto al tiempo de trabajo, y contribuirá a que la retribución y los descansos se basen en datos precisos y compartidos. «La digitalización, bien entendida, elimina discrecionalidades históricas y errores manuales, y puede integrarse de forma natural en el flujo de trabajo diario mediante soluciones multidispositivo, adaptadas a entornos híbridos, de teletrabajo y de movilidad», asegura. La conexión directa entre tiempo trabajado y salario se presenta como uno de los principales argumentos a favor de la digitalización del control horario y del nuevo modelo. Un sistema trazable, auditable y con conservación de datos durante cuatro años que obliga a las empresas a alinear planificación, registro y nómina, reduciendo errores y zonas grises. Para Marín, muchas empresas ya están revisando sus herramientas actuales para comprobar si cumplen con requisitos como la inalterabilidad, el acceso remoto o la integridad del dato, y, en paralelo, están digitalizando procesos que hasta ahora seguían siendo manuales o poco integrados. Además de la implementación técnica, las organizaciones están invirtiendo en comunicación interna para explicar los beneficios de estos sistemas en términos de equidad y conciliación, aclaran a su vez desde Softtek. Pero desde el punto de vista jurídico, el borrador normativo que maneja el Gobierno marcaría un punto de inflexión, tal y como explica Pedro Llorente, consejero de Laboral y director del Instituto Cuatrecasas de Estrategia Legal en Recursos Humanos. «Estamos pasando de un esquema relativamente flexible, más abierto y apoyado en la negociación colectiva, hacia una regulación intensiva y cerrada que impone medios digitales. El registro no es simplemente el acto de fichar al entrar y al salir, sino que el trabajador deberá dejar constancia –personal, directa e inmediatamente– de hasta once ítems distintos a lo largo del día», incluyendo pausas no computables, interrupciones de desconexión, incidencias técnicas, modalidad y naturaleza de horas, etc. Y aunque la implementación de estas acciones representa una oportunidad para perfeccionar procesos internos, disminuir fallos humanos y tomar decisiones corporativas más eficaces, «todo queda atrapado en una malla normativa que refuerza el control externo, incluido el acceso remoto, ‘en cualquier momento’, por parte de la Inspección de Trabajo», puntualiza Llorente. Desde el lado tecnológico, las plataformas especializadas defienden que el registro horario digital introduce ventajas operativas y de gobernanza del dato que hasta ahora eran difíciles de alcanzar. Sistemas como los que describen Woffu y Softtek permiten una integración con el software de nóminas mediante conectores digitales (APIs), registrar la jornada real por hora y minuto sustituyendo reconstrucciones posteriores o registros estimativos por datos en tiempo real y con sellado temporal que certifica cada entrada, salida y pausa. Cualquier modificación, ya sea un olvido de fichaje, una incidencia técnica o un ajuste de jornada, no borra el registro original, sino que queda documentada mediante flujos de validación . De este modo, la gestión de incidencias se aborda desde un enfoque de flexibilidad y apoyo al empleado, utilizando herramientas que permiten corregir errores de forma ágil y documentada, recalca de nuevo Arteaga. «El sistema conserva quién solicita el cambio, quién lo autoriza y cuándo se produce, generando un rastro auditable que evita manipulaciones discrecionales y aporta seguridad jurídica a ambas partes». Este nivel de control, defienden, reduce la exposición a conflictos y sanciones, y, para los trabajadores, garantiza que su jornada no pueda ser alterada sin dejar huella. Pero el desfase entre la norma y la realidad de las empresas se refleja también en los datos. Según InfoJobs, uno de cada tres trabajadores reconoce que en su puesto no existe ningún mecanismo de control de la jornada, una cifra que se mantiene elevada pese a que el registro horario es obligatorio desde el 2019. Entre quienes sí registran su jornada, el 58% ya utiliza herramientas digitales. La tecnología también aporta flexibilidad operativa en entornos laborales cada vez más cambiantes. Las soluciones actuales permiten el fichaje desde múltiples dispositivos y se adaptan a modelos de trabajo híbridos, teletrabajo o alta movilidad. En estos casos, el uso de la geolocalización, cuando se activa, se limita al momento del fichaje y se configura por colectivos o radios geográficos, evitando el rastreo continuo y respetando el principio de proporcionalidad. Así el control del tiempo no se convierte en vigilancia permanente. Sin embargo, esta promesa tecnológica convive también con importantes fricciones operativas. La tecnología, advierte el abogado, implica cargas y costes relevantes para las empresas en términos de inversión de software, hardware, implantación, mantenimiento y formación, «con efectos de burocratización del día a día y tensiones con la flexibilidad organizativa ». El proyecto traslada al trabajador una carga técnica y operativa muy relevante de actuaciones, algunas no fáciles de diferenciar desde el punto de vista técnico, como, por ejemplo, si las horas que realiza son realmente ordinarias, extraordinarias o complementarias. «A ello se suma que cualquier modificación requerirá autorización conjunta de empresa y trabajador, dejando constancia incluso del desacuerdo si no hay consenso». Estas obligaciones se vuelven especialmente complejas en puestos con alta movilidad, en contextos sin conectividad o en perfiles directivos , donde la fragmentación de la jornada y la disponibilidad difusa forman parte de la realidad cotidiana. Lejos de simplificar la gestión del tiempo, «el sistema puede introducir fricción, generar disputas interpretativas y deteriorar el clima laboral, especialmente si no se acompaña de protocolos claros y de una transición gradual», dice. A esto se añade que, aunque el proyecto no modifica el régimen sancionador previsto en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, Llorente advierte de que algunos aspectos podrían exceder la habilitación reglamentaria . A su juicio, la norma entra a regular de forma exhaustiva materias que la ley reserva expresamente a la autonomía colectiva y al acuerdo de empresa. «La imposición reglamentaria de medios digitales, la definición pormenorizada del contenido mínimo del registro y las reglas operativas sobre cómo deben practicarse los asientos reducen el papel de los convenios colectivos a un complemento marginal sin capacidad de modular los elementos nucleares que podría interpretarse como un exceso en el ejercicio de la potestad reglamentaria por parte del Gobierno», advierte. Los sistemas basados en huella dactilar, reconocimiento facial o geoposicionamiento plantean también implicaciones especialmente sensibles. Llorente avisa de que el diseño normativo se centra en la trazabilidad de los cambios, pero no establece garantías técnico-organizativas específicas frente a los riesgos derivados del tratamiento intensivo de datos personales. El acceso remoto multiplica, además, el riesgo en términos de ciberseguridad, accesos indiscriminados y pérdida de control sobre la información, si no se establecen límites claros y registros reforzados de acceso.
